Online-Steuerberater 

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So funktioniert die digitale Zusammenarbeit

Ihr Nutzen

Eine digitale Zusammenarbeit ermöglicht allen Beteiligten Vorteile. Dieses vor allem im Rahmen der laufenden Buchhaltung.

Während Sie für eine klassische "analoge" Verarbeitung stets Belege außer Haus geben haben Sie hier den Vorteil, dass die Originalbelege bei Ihnen im Hause bleiben bzw. Sie - bei Einhaltung gewisser Rahmenbedingungen - sogar Ihre Belege vernichten können.

                            Variante 1 - Lediglich Scan der Belege, Aufbewahrung in Papierform bei Ihnen

                            Variante 2 - Scan der Belege und Vernichtung der meisten Papierbelege (Achtung: Strenge Voraussetzungen sind zu beachten)        


Orts- und zeitunabhängig können Sie auf die Belege zugreifen und diese im digitalen Archiv suchen lassen. Dieses ist insbesondere sinnvoll, sofern SIe mehrere verbundene Praxen besitzen oder auch mehrere Mitarbeiter mit denselben Belegen arbeiten müssen. Der klassische Pendelordner verschwindet.

Dadurch ergeben sich Möglichkeiten gemeinsam mit dem Steuerberater eine wesentlich schnellere Bearbeitungszeit (täglich, wöchentlich, 14-tägig) zu vereinbaren.

Da auch Monate später noch der digitale Beleg beim Steuerberater einsehbar ist ergeben sich wesentlich weniger Rückfragen, insbesondere im Rahmen des Jahresabschlusses. Eine sehr effiziente Form der Zusammenarbeit da insbesondere auch Auswertungen von Ihnen einsehbar sind - nach Absprache bis hin zur einzelnen Buchung der Steuerkanzlei. Rechte der Mitarbeiter lassen sich individuell einschränken, so dass Inhaber und Angestellte mit demselben Programm arbeiten können.


Optional ist es möglich den Zahlungsverkehr direkt vom Beleg aus zu steuern.


Lassen Sie sich beraten, ob Sie eine Verpflichtung haben ein Kassenbuch zu führen. Ein Mangel der gerade im heilberuflichen Bereich immer öfter von Betriebsprüfern aufgegriffen wird. Auch hier können wir Sie mit einer auch fremdsprachig zu nutzenden eKasse oder mit den originären Datev-Lösungen unterstützen.
Sofern Sie Kostenersparnisse bei der Lohnbuchhaltung erzielen möchten werden Ihnen für die Lohnabrechnung zuständigen Mitarbeiter/-innen Vorerfassungsmöglichkeiten der Personalstamm- und Bewegungsdaten geboten.


Der Sicherheit eines bankenähnlich aufgebautem Rechenzentrums können Sie vertrauen. Die Absicherung erfolgt derzeit über den Zugriffsschutz mit DATEV mIDentity bzw. DATEV SmartCard bei vorheriger Installation eines kleinen Sicherheitspaketes auf Ihrem PC. An alternativen Zugriffsmöglichkeiten (z.B. Verifizierung über Smartphone) arbeitet die Datev derzeit mit Hochduck. 


Eine Produkt-Demo der Datev zur digitalen Buchführung sehen Sie hier ein (Flash-Video 1:53 min, 55,5 MB).
Wir empfehlen Ihnen vorab auch ein kostenfreies Online-Webinar der Datev (ganz nach unten scrollen, bei Buchung Ihres WUnschtermines "ohne Anmeldung" wählen). Lernen Sie die Lösung aus erster Hand kennen und stellen Ihre individuellen Fragen online.


Das papierlose Büro - eine Vision wird Wirklichkeit


Scannergestellung

Sofern Sie noch nicht mit einem Scanner ausgerüstet sind empfehlen wir Ihnen passende Scannerlösungen oder stellen Ihnen ggf. gegen Kaution einen aktuellen Scanner.


Ablauft...

Der Ablauf für die Buchhaltung ist wirklich einfach gehalten für Sie:


  1. Sie faxen uns die Belege an eine personalisierte Faxnummer oder Scannen die Belege und laden sie über ein Programm automatisiert hoch
  2. Wir bearbeiten Ihre Buchhaltung und stellen Ihnen die entsprechenden Rückfragen. Wir geben Ihnen natürlich auch Gestaltungshinweise an die Hand.
  3. Auswertungen werden Ihnen digital zur Verfügung gestellt. Dafür eignet sich alternativ auch unsere SSL-verschlüsselte elektronische Mandantenakte.

Was sagen Praxisanwender zur digitalen Zusammenarbeit?


Wir reden Klartext: Die Nachteile einer digitalen Arbeitsweise

Die Komplettumstellung auf digitale Arbeitsweisen (sofern gewünscht von Ihnen; siehe oben Variante 2) wird erst in den nächsten Jahren zeigen, welche Probleme sich daraus bei Betriebsprüfungen ergeben und in welcher Form sie anerkannt wird. Diverse Hürden sind dabei zu nehmen, bei denen wir Sie gerne adäquat beraten. Die Finanzverwaltung gibt leider - auf Grund der Vielzahl in der Praxis möglicher Verfahrensweisen - keine rechtssicheren Handlungsleitfäden heraus. Es wird bei der Beurteilung der Zulässigkeit um Einzelsachverhalte gehen. In der Übergangszeit mag daher eine doppelte Lösung (Scan der Belege und weiterhin Aufbewahrung in Papierform) eine von vielen Praxisinhabern gewünschte rechtssichere Lösung darstellen.


Nicht zuletzt müssen Sie bei der Einführung digitaler Arbeitsprozesse in Ihrer Praxis neue workflows (Arbeitsabläufe) entwerfen und die Mitarbeiter-/innen entsprechend einweisen. Die Erfahrung der Umstellungsprozesse auch unserer Kanzlei zeigt, dass hier altersbedingt durchaus Umstellungsschwierigkeiten auftreten können. Planen Sie für derartige Fälle Unterstützung durch jüngere Kolleginnen und Kollegen ein. Im Endeffekt werden mit der Zeit aber alle merken, dass die digitale Arbeitsweise wesentliche Vorteile mit sich bringt. Sie werden bereits nach relativ kurzer Zeit eine Abneigung gegen Papierablagen entwickeln und forcieren die digitale Arbeitsweise.